Digitalizacja to nie moda, to początek czegoś większego
Podsumowanie:
Celem artykułu jest pokazanie trzech zastosowań Digitalizacji oraz wskazanie jak rozpocząć wędrówkę drogą, którą podążył Netflix do dzisiejszej potęgi.
Gdy ruszasz w podróż musisz określić cel tej podróży. Tak samo kapitan statku wypływającego z portu dokładnie wie dokąd zmierza. Bez tej wiedzy błądziłby po oceanach narażając niepotrzebnie załogę i tracąc morale ludzi z powodu braku efektów. Tak samo jak kapitan statku może wybrać różne drogi do celu, tak samo Ty możesz wybrać różne drogi Transformacji Cyfrowej. Poznaj jedną z nich – Digitalizacja.
Digitalizacja (Digitization)
Jest to proces tworzenia cyfrowych informacji z analogowych (fizycznych rzeczy) i ich udostępniania w postaci cyfrowej. Jego celem jest przechowywanie, przetwarzanie, udostępnianie i przesyłanie cyfrowych informacji, tak żeby pozbyć się fizycznych ograniczeń np. jedna płyta DVD może być w tym samym czasie oglądana przez jedną osobę, podobnie jak książka czytana w bibliotece. Natomiast w cyfrowym świecie znika to ograniczenie. Do jednego zasobu może mieć w tym samym czasie dostęp wiele osób. W wyniku Digitalizacji są tworzone cyfrowe wersje nie cyfrowych dokumentów (np. medycznej, serwisowej), dokumentów papierowych (np. instrukcje, dowody osobiste, dowody realizacji usługi, faktury), obrazów, zdjęć, filmów, książek, formularzy, wniosków (np. dane klientów, wniosek do KRS). Digitalizacja nie dotyczy procesów. Dotyczy jedynie zmiany technologii analogowych w cyfrowe.
Pamiętasz historię Netflixa. Gdyby cały czas prowadzili wysyłkową wypożyczalnię kaset VHS, a później płyt DVD to pewnie podzieliliby los Kodaka. Jednak w porę zauważyli, że cyfryzacja ich aktywów zmniejszy koszty, zwiększy zasięg i zniknie problem ograniczonej liczby posiadanych zasobów (kaset VHS i płyt DVD). Dokonali oni podwójnej Digitalizacji. Najpierw Netflix zrezygnował z kaset VHS na rzecz płyt DVD. W drugim kroku odeszli od DVD wprowadzając całkowicie cyfrowe zasoby filmów.
Digitalizacja analogowych zasobów nie gwarantuje sukcesu na miarę Netflixa czy iTunes. Wszystko zależy od jej celu. Zatem celem może być:
- Przechowywanie danych cyfrowych na cele operacyjne
Uporządkowanie zasobów i ich przechowywanie w postaci cyfrowej na potrzeby operacyjne (np. dowód dostawy, faktura kosztowa, faktura przychodowa). W wyniku Digitalizacji zasobów użytkownicy zyskują szybki dostęp, mniejsze koszty przechowywania i wyszukiwania informacji (porównaj czas znalezienia dokumentu w archiwum faktur wpiętych do segregatorów vs cyfrowych). Ten sam proces dotyczy prywatnego archiwum muzyki, zdjęć czy filmów.
2. Zastąpienie pacy ludzkiej
Zastąpienie pracy ludzkiej nad archiwizacją/przepisywaniem danych z postaci analogowej do postaci cyfrowej. Przykładem jest tu Digitalizacja formularzy urzędowych np. PIT-36. W wyniku Digitalizacji zasobów użytkownicy zyskują możliwość rejestracji elektronicznych formularzy 24h/7, mniej błędów w procesie wprowadzania danych w wyniku weryfikowania poprawności, skrócenie czasu trwania procesu, mniejsze kosztów obsługi informacji.
3. Wyeliminowanie fizycznych ograniczeń
Wyeliminowanie fizycznych ograniczeń zasobów, które stanowią współdzielone między klientami aktywa przedsiębiorstwa. Aktywami iTunes jest muzyka oraz filmy. Aktywami portalu WFirma, dostarczającego system finansowo-księgowy do samodzielnej obsługi, jest dokumentacja systemu, która pokazuje jak przejść każdy proces księgowy i odnosi go do przepisów prawa. Do tych aktywów w tym samym czasie ma dostęp wiele osób. Aktywa nie zużywają się, nie mają fizycznych ograniczeń, nie wymagają zatrudnienia coraz więcej pracowników do obsługi zwiększającej się liczby klientów. Dodatkowo zmniejsza koszty utrzymania zasobów, ich serwisu, redukuje koszty dostarczenia produktu/usługi, umożliwia korzystanie z zasobów przez wiele osób w tym samym czasie.
Każda Transformacja cyfrowa zaczynała się od Digitalizacji. Tych, którzy odnieśli sukces w transformacji lub porażkę różni m.in. cel procesu Digitalizacji. Gdyby iTunes lub Netflix skoncentrowali się na Digitalizacji dokumentów operacyjnych, a nie zasobów umożliwiających zarabianie to nie odnieśliby takiego sukcesu. Jak widać na przykładzie Netflixa czasami nie wystarczy jednokrotny proces Digitalizacji. Żeby dojść tam gdzie teraz są dokonali dwóch takich procesów.
Problemy Digitalizacji są związane z konceptem długu technologicznego. Jeśli przez długi czas nie inwestujesz w technologie to musisz się liczyć z tym, że za jakiś czas nie będziesz w stanie konkurować na rynku. Jeśli nie Twoja obecna konkurencja to pojawią się nowi konkurenci, którzy oprą swój biznes na nowoczesnych technologiach. Zaniechanie inwestycji w nowe technologie powoduje, że dług technologiczny narasta i za kilka lat będziesz musiał o wiele więcej wydać niż inwestując regularnie. Badania PwC pokazują, że 29% firm w Polsce i 47% na świecie wydaje na cyfryzację powyżej 5% rocznego budżetu. Jednocześnie 44% firm w Polsce i 53% na świecie deklaruje, że są dojrzałe cyfrowo. Jak widać wiele firm powinno na tym polu się podciągnąć, żeby nie zostać w ogonie. Jednak nie chodzi o to, żebyś nagle zwiększył wydatki na technologie, ale żeby postawić sobie właściwe cele procesu Transformacji Cyfrowej i dostosować do niego wydatki.
